Ser autónomo en Andalucía puede significar cosas muy distintas. No trabaja igual quien tiene un pequeño comercio en Córdoba que un fotógrafo de Málaga, un fontanero de Sevilla o alguien que lleva una asesoría desde Granada. Cada actividad tiene sus propios problemas, clientes y horarios.

Pero hay una parte que se parece bastante en casi todos los casos: además de hacer su trabajo, el autónomo tiene que ocuparse de facturas, presupuestos, citas, impuestos, documentos y pagos.

Para organizar una parte de estas tareas existen diferentes herramientas como un programa para hacer presupuestos, que permiten preparar propuestas para clientes y mantener más controlada la parte administrativa del negocio.

No hace falta contratar diez aplicaciones distintas. De hecho, tener demasiadas puede acabar siendo otro problema. Lo interesante es encontrar aquellas que resuelvan tareas concretas y eviten trabajo repetido.

5 herramientas que debes usar para gestionar tu negocio como autónomo

1.Un programa para facturar sin tener que pelearse con él

La facturación suele ocupar más tiempo de lo que parece. No solo hay que crear la factura: también hay que guardar una copia, comprobar si se ha pagado, enviarla al cliente y hacer llegar la documentación a la gestoría.

Un buen programa de facturación permite concentrar todo esto en un mismo sitio.

Además, teniendo en cuenta los cambios que está experimentando la facturación en España, merece la pena que el software utilizado esté preparado para las nuevas obligaciones y se actualice cuando sea necesario.

En este punto, TS Facturas, anterior Billin resulta especialmente interesante para autónomos y pymes porque permite gestionar facturas y presupuestos desde una misma plataforma y compartir la información con la gestoría.

Así, el asesor puede consultar los documentos que necesita sin que el autónomo tenga que rebuscar entre correos cada vez que llega una petición.

2.Una herramienta para generar presupuestos

Hay profesionales que preparan un presupuesto cada varios meses. Otros hacen varios a la semana.

Para los segundos, tener una herramienta específica puede ahorrar bastante trabajo.

Crear cada propuesta desde cero obliga a repetir datos, revisar importes y comprobar que no se ha quedado información de otro cliente.

Con una herramienta adecuada, se pueden guardar datos habituales y reutilizar estructuras sin convertir cada presupuesto en un pequeño proyecto de diseño.

También ayuda a llevar un control de qué propuestas siguen pendientes y cuáles han sido aceptadas.

Y hay otro detalle que conviene no pasar por alto: un presupuesto también representa al negocio. No es lo mismo enviar una hoja improvisada que un documento claro, con los datos de la empresa y los servicios bien explicados.

3.Un calendario que no dependa de la memoria

La memoria funciona bastante bien hasta que empiezan a juntarse cinco clientes, dos visitas, una entrega y una llamada que había que hacer “esta mañana”.

Para un autónomo, un calendario digital puede servir para mucho más que apuntar reuniones.

Puede utilizarse para reservar horas de trabajo, marcar vencimientos, recordar llamadas, organizar visitas a clientes o bloquear tiempo para tareas administrativas.

Una buena costumbre es separar en el calendario el trabajo que genera ingresos de las tareas de gestión. Así es más fácil comprobar si la semana está realmente llena o simplemente se ha ido llenando de pequeños compromisos.

4.Almacenamiento en la nube para dejar de depender del ordenador

Guardar todos los documentos en el ordenador de la oficina puede parecer suficiente hasta que toca trabajar desde otro sitio.

Una factura que hace falta durante una visita, un contrato que pide un cliente o una fotografía que hay que recuperar pueden convertirse en una búsqueda bastante absurda si todo está almacenado en un único dispositivo.

Los servicios de almacenamiento en la nube permiten tener documentos accesibles desde distintos dispositivos y, además, compartir carpetas cuando hace falta trabajar con otra persona.

Para un autónomo también puede ser una buena forma de separar la documentación personal de la del negocio y mantener una estructura de carpetas que no dependa de recordar dónde se guardó cada cosa.

5.Una herramienta para controlar el dinero que entra y sale

No hace falta ser experto en contabilidad para saber cuánto dinero queda en la cuenta. Lo que sí resulta útil es tener una visión clara de lo que está pendiente de cobrar y de los gastos que llegarán próximamente.

Una hoja de cálculo puede servir para empezar, aunque cuando aumenta el número de operaciones puede quedarse algo corta.

Lo importante es poder distinguir entre dinero que ya se ha cobrado y dinero que simplemente aparece como facturado. No son lo mismo.

También conviene revisar periódicamente los gastos recurrentes. Algunas suscripciones se mantienen durante meses porque nadie se acuerda de cancelarlas, incluso cuando ya no se utilizan.

¿Hace falta tener cinco aplicaciones distintas?

No necesariamente.

De hecho, uno de los errores más habituales al digitalizar un negocio es acabar con una aplicación para cada cosa. Una para facturas, otra para presupuestos, otra para documentos, otra para cobros... y al final hay que recordar varias contraseñas y pasar información de una plataforma a otra.

Siempre que sea posible, resulta más cómodo concentrar varias funciones en una misma herramienta.

Para un autónomo andaluz, especialmente si trabaja solo o con un equipo pequeño, el criterio debería ser bastante sencillo: utilizar tecnología que quite trabajo, no que añada nuevas tareas.

Por eso TS Facturas (conocido anteriormente como Billin) puede encajar bien en este tipo de negocios. Permite centralizar la parte de facturación y presupuestos, mantener organizada la documentación y facilitar el intercambio de información con la gestoría.

Además, contar con una plataforma preparada para los cambios que están llegando en materia de facturación como Verifactu o la factura electrónica obligatoria, permite afrontar la adaptación normativa sin tener que reorganizar todo el negocio cada pocos meses.