A finales de los años 90 del siglo pasado, un comercial de la Zona Franca de Cádiz, acostumbrado a visitar clientes de un lado para otro, se dio cuenta de que tenían una necesidad común: les faltaba espacio en sus oficinas para almacenar sus archivos. Ahí detectó una necesidad. Y fue el germen de lo que se llamó luego Servicios Documentales de Andalucía (SDA).
Esta empresa pública, participada por el Consorcio de la Zona Franca, sigue funcionando a día de hoy. Actualmente, custodia cerca de 220.000 contenedores —así llaman a las cajas de tamaño medio que tienen en sus almacenes— entre sus sedes de Cádiz y Algeciras. No tuvo mal olfato ese comercial que sentó las bases de SDA, una especie de cámara secreta que guarda los secretos mejor guardados de sus clientes.
Casi desde sus inicios trabaja en la empresa María José Brea, coordinadora de Servicios Documentales de Andalucía, quien conoce todos los secretos de una compañía que empezó en una pequeña nave, y que ahora tiene 22 trabajadores repartidos entre sus dos sedes. La principal, en la Zona Franca de Cádiz, es una impresionante nave de más de 6.000 metros cuadrados, con zonas de almacenamiento de gran densidad, que llegan a los 15 metros de altura.
"Tenemos cerca de 250.000 contenedores, unos 158.000 en Cádiz y en torno a 60.000 en Algeciras", insiste Brea, quien dice de forma muy gráfica: "Si los pusiéramos todos en línea, llegaríamos más allá de San Fernando... o a Chiclana". En 1999 se ligó la coordinadora a SDA, que empezó en "una nave pequeñita que se fue dotando de estanterías". En un primer momento, con documentos de empresas instaladas en el recinto de Zona Franca. Luego se abrió al exterior.
2008, el punto de inflexión
Durante sus primeros años de vida, la demanda de empresas e instituciones no dejaba de aumentar, por lo que en 2008 SDA se trasladó a la nave que ocupa actualmente, en la calle Francia del recinto fiscal del Consorcio.
"Trabajamos mucho con la Administración, porque genera más volumen de documentación, pero también tenemos empresas privadas de todo tipo de sectores", dice Brea. Desde hospitales —como el Puerta del Mar o el de Puerto Real— a colegios profesionales como el de Arquitectos de Málaga—. Lo más antiguo que se custodia es documentación judicial de finales del siglo XIX.
"Servicios Documentales existe para atender a cualquier empresa que tenga necesidad de guardar un documento. Así, tenemos clientes con más de 45.000 contenedores, o empresa pequeñas o autónomos a los que le custodiamos dos o tres cajas", describe Brea. "Al fin y al cabo se trata de darle solución a su problema".
SDA, entre sus servicios, además de la custodia de documentos, también incluye la digitalización, la gestión de la destrucción confidencial certificada de documentos, el tratamiento documental y la organización de archivos en las instalaciones del cliente, traslados especializados, movimientos internos de documentación, así como cualquier otro servicio relacionado con la gestión de documentos en cualquier soporte.
Y aclara: "El servicio de custodia no solo consiste en tener los documentos guardados con plenas garantías de conservación, sino que también contempla la posibilidad de recuperar un documento si se quiere consultar algún dato, tanto en soporte físico como de manera digital, mediante la digitalización del documento en cuestión y poniéndolo a disposición del cliente de forma segura. La consulta del documento físico se puede hacer en nuestras instalaciones, donde hay habilitada una sala para ello, o mediante la entrega del documento en las dependencias del cliente". Para los traslados de documentación, SDA opta por usar vehículos eléctricos para cumplir el objetivo de cero emisiones.
El papel sigue teniendo futuro
Brea, desde su posición al frente de Servicios Documentales de Andalucía, nota que en los últimos años hay muchas empresas que "cada vez optan más por la transformación digital", pero sigue creyendo en que el papel tiene futuro. "Aquí estamos, tantos años después", comenta.
"Hay expedientes que nacen en soporte digital, pero contamos con un importante volumen de documentos que nacieron inicialmente en papel y que tienen que seguir conservándose, por su tipología y porque no se pueden destruir", aclara.
"El papel permanecerá, porque es cierto que no terminamos de verle el fin. Llegará, pero para eso queda mucho tiempo, y durante algunas décadas que otras seguirá conviviendo el documento en soporte de papel con el documento en formato digital", vaticina la coordinadora de SDA. La empresa cuenta con certificaciones en las normas ISO 9001 Sistema de Gestión de la Calidad; ISO 14001 Sistema de Gestión Ambiental; ISO 27001 Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información, además de la mencionada certificación en Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
"Se sigue generando papel, aunque en mucha menor medida", insiste Brea, quien asegura que la empresa está orientando sus servicios. Es la clave de su permanencia en el tiempo. Ya están empezando a aplicar herramientas basadas en Inteligencia Artificial en sus procesos internos y en algunos proyectos de tratamiento documental a clientes. Una empresa con pasado y, a pesar de los malos augurios para el papel, con mucho futuro.