Una de las decisiones más importantes en cualquier organización es saber identificar si el trabajo que tiene delante es un proceso o un proyecto. Puede parecer una diferencia mínima, pero no lo es, cambia por completo cómo planificamos, cómo asignamos recursos, cómo motivamos al equipo y, en definitiva, cómo funciona la empresa.
Un proceso es todo aquello que la organización realiza de forma repetitiva, estable y predecible. Es el engranaje que permite que el día a día funcione sin sobresaltos: atender a un cliente, gestionar una incidencia, preparar una factura o reponer la mercancía. Cuando un proceso está bien diseñado aporta consistencia, reduce errores y evita la improvisación, además de ahorrar tiempo y costes.
Un proyecto, en cambio, es algo completamente distinto, tiene inicio y fin, y existe para generar un cambio: implantar un software, rediseñar una política interna, abrir una nueva línea de negocio o reorganizar un departamento. Los proyectos aportan innovación, aprendizaje y avance. Son el motor que impulsa la evolución, y requieren objetivos claros, roles definidos y decisiones ágiles.
La cuestión no es elegir entre uno y otro, porque una organización sana necesita procesos para funcionar y proyectos para avanzar. Los procesos mantienen la casa en pie, y los proyectos la mejoran. Pero para que esta combinación funcione, las organizaciones deben tener en cuenta a las personas que sostienen la estructura.
En este sentido, es fundamental identificar qué talentos tenemos en la organización- o cuáles necesitamos incorporar-, porque cada profesional destaca cuando trabaja en entornos alineados con su naturaleza y habilidades. Hay quienes dan su mejor versión en la estabilidad, el orden y la repetición. Y hay quienes necesitan variedad, reto y movimiento para mantener su motivación. El problema surge cuando estas diferencias no se tienen en cuenta y las personas terminan trabajando en entornos que no se ajustan con su perfil. La motivación surge cuando las tareas encajan con la manera natural de trabajar de cada uno.
En los procesos brillan perfiles metódicos, constantes y orientados al detalle. Disfrutan de la rutina, valoran la precisión y aportan fiabilidad. Pero si a alguien con estas habilidades le asignas un proyecto lleno de urgencias, cambios e incertidumbre, es probable que se bloquee o pierda confianza.
En los proyectos destacan perfiles creativos, dinámicos y resolutivos, personas que conectan ideas con rapidez y manejan bien la ambigüedad. Sin embargo, si los colocas en tareas repetitivas día tras día, se apagan, rinden menos y pueden desconectar emocionalmente del trabajo.
En ambos casos, la organización puede mal interpretar la situación y concluir que esa persona “no sirve”, cuando en realidad el problema no es la persona: es la asignación.
Ignorar esta realidad tiene un coste alto: desmotivación, bajo rendimiento y rotación. La buena noticia es que se puede evitar con algo tan sencillo como observar al equipo y tomar decisiones conscientes. ¿Quién disfruta del detalle? ¿Quién propone ideas nuevas sin que se las pidan? ¿Quién necesita certidumbre y quién se crece en la improvisación? ¿Quién busca retos y quién agradece estabilidad?
Desde mi perspectiva, las empresas que mejor funcionan son las que utilizan los procesos y los proyectos como herramientas para impulsar la motivación y el crecimiento profesional.
Además, una estrategia especialmente eficaz es ofrecer la oportunidad a quienes trabajan habitualmente en procesos, de participar en determinados proyectos. Esto amplía sus competencias y renueva su motivación. Y, al contrario, asignar tareas de proceso a perfiles muy orientados a proyectos puede aportarles estabilidad y ayudarlos a recuperar energía.
Esta rotación bien gestionada crea profesionales más completos, equipos más polivalentes y organizaciones más preparadas para el cambio. Porque distinguir entre procesos y proyectos no es solo una cuestión técnica: es una estrategia de gestión del talento.
Sin duda, la verdadera eficiencia surge cuando alineamos lo que hay que hacer con la forma en que mejor trabajan las personas que lo hacen posible.