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Los notarios y los registradores de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles, dispondrán obligatoriamente de sistemas telemáticos para la emisión, transmisión, comunicación y recepción de información.

Hace dos semanas les hacía referencia a los documentos públicos notariales en esta columna de información jurídica. Al finalizar la misma, les prometía hablar otro día sobre los documentos públicos notariales electrónicos. Pues bien, con esta columna de hoy les escribo sobre esta modalidad que han introducido el avance tecnológico que hemos tenido en los últimos años.

Con arreglo al Reglamento Notarial los notarios y los registradores de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles, dispondrán obligatoriamente de sistemas telemáticos para la emisión, transmisión, comunicación y recepción de información.

A estos efectos y si bien resulta de aplicación a la firma electrónica de los notarios lo dispuesto en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, se establecen unas reglas específicas para adecuar a la actividad notarial los principios rectores de la firma electrónica. Y así:

- Se impone a los notarios la obligación de disponer para la adecuada prestación de sus funciones públicas de firma electrónica reconocida. Dicha firma electrónica reconocida debe vincular unos datos de verificación de firma a la identidad del titular, a su condición de notario y plaza de destino. 

- El uso de la firma electrónica se encuentra limitado exclusivamente a la suscripción de documentos públicos u oficiales propios del oficio del signatario. 

- La emisión del correspondiente certificado electrónico debe producirse en el momento de la toma de posesión de una plaza. A tal fin, se procederá en ese momento a la generación de los datos de verificación de firma, con intervención personal del signatario, en presencia de la autoridad corporativa competente y auxiliado por los mecanismos técnicos correspondientes. 

- Se impone a los notarios el deber de custodiar personalmente los datos de creación de firma electrónica que les corresponda, de no ceder su uso a ninguna otra persona en ningún supuesto y de denunciar inmediatamente al Colegio respectivo su pérdida, extravío o deterioro, así como cualquier otra situación que pueda poner en peligro el secreto o la unicidad del mecanismo. Por tanto, con esto se garantiza la exclusividad de firma por parte del notario y no pueda ser utilizado por un tercer fraudulentamente.

La utilización de la firma electrónica sirve para remitir documentos públicos notariales, comunicaciones, partes, declaraciones y autoliquidaciones tributarias, solicitudes o certificaciones por vía electrónica por parte de un notario a otro notario o registrador, a las administraciones públicas o a cualquier órgano jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio

Por este mismo medio podrán remitirse copias simples electrónicas a las entidades o personas interesadas cuando su identidad e interés legítimo le consten al notario. El receptor podrá, por el mismo medio, enviar al remitente acuse de recibo y, en su caso, dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones administrativas o tributarias.

En definitiva, el campo de actuación de la firma electrónica y del Documento Público Electrónico se sitúa en la comunicación de su contenido, vía telemática, a las administraciones y Registro Públicos principalmente. Es decir, el notario lo que hace es remitir copias electrónicas, con idéntico valor que el original. Pero el Documento Público matriz sigue estando en soporte papel y se sigue suscribiendo con la firma manuscrita de los otorgantes. Por tanto, aunque pueda existir la novedad de la tramitación telemática siempre debe existir el soporte papel.

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