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¿Qué son? ¿Qué efectos tiene? ¿Cuántos tipos hay? El abogado Miguel Ángel Ruiz responde a estas y otras preguntas.

¿Qué son?

Por documento notarial se entiende el documento público por excelencia. Así pues, podemos definir el documento notarial como el documento expedido o autorizado por notario público o funcionario consular en el ejercicio de funciones notariales, dentro de los límites de su competencia y con las formalidades de la Ley.

Pero, para que todo documento o Instrumento Público Notarial ostente la condición de tal es necesaria la concurrencia de los siguientes requisitos:

- El notario debe dar fe de la identidad de los otorgantes, es decir, de que son quienes afirman ser. 

- Así mismo, debe dar fe de que, a su juicio, tienen capacidad legal y legitimación para otorgar el acto o negocio jurídico de que se trate.

- Deberá comprobar tanto su capacidad natural para celebrarlo, como su capacidad jurídica y legitimación, especialmente, cuando se trate de un representante, comprobando que tiene facultades suficientes para ello. 

- Debe dar fe también de que el consentimiento de los otorgantes al acto o negocio jurídico ha sido libremente prestado, es decir, falto de los vicios del consentimiento que lo invalidarían. 

- Igualmente debe dar fe de que el otorgamiento se adecua a la legalidad. O sea, debe ejercer un juicio de legalidad, que le obliga a calificar el acto o contrato celebrado y comprobar que reúna los requisitos que la Ley impone. De hecho, el notario es el redactor del documento y el conformador del mismo. 

- Debe dar fe de que los otorgantes han expresado su voluntad debidamente informada, por lo que deberá leerles el documento y explicarles las consecuencias jurídicas que produce, asegurándose de que las entienden. Ello implica asesorarles acerca de los medios jurídicos más adecuados para el logro de los fines lícitos que se proponen alcanzar. E, incluso, sin quiebra de su imparcialidad, debe prestar especial asistencia a la parte más débil del contrato, ejerciendo así una función equilibradora (esto ha fallado de una manera clara cuando se han firmado las hipotecas en este país y en las que no se explicó adecuadamente las consecuencias jurídicas y económicas que tenían muchas de las condiciones que se estaban firmando). 

Ahora bien, la función notarial va mucho más allá, también es un documentador activo que, además, tiene la obligación de asegurarse de que el acto o contrato celebrado sea plenamente legal y que los otorgantes lo lleven a cabo con conocimiento de sus efectos y consecuencias. Todo ello, sin olvidar las importantes funciones de colaboración con los poderes públicos que al mismo se le encomiendan, fundamentalmente en el suministro de información, de cara a prevenir y detectar fraudes fiscales y operaciones que encubran el blanqueo de capitales.

¿Qué efectos tiene un documento notarial?

- Gozan de fe pública, lo que produce efectos probatorios. 

- Su contenido se presume veraz e íntegro. 
- Sus efectos sólo podrán ser negados o desvirtuados por los jueces y tribunales tal y como está sucediendo con el ámbito de las hipotecas. En este aspecto es en el que no reparan quienes requieren una legislación que anules aspectos tales como las cláusulas suelo, etc. Sólo los jueces pueden anular una condición firmada ante notario y reflejada en un documento notarial. 

- Constituye título ejecutivo a efectos del procedimiento de ejecución. 

- Actúan como título legitimador para el tráfico jurídico cuando el documento contiene la adquisición de un derecho.

Tipos de documentos notariales

Son protocolares o extraprotocolares, según sus originales se extiendan en el protocolo o fuera de él.

Los primeros consisten en escrituras públicas y actas notariales o protocolozaciones consignadas en el protocolo del notario.

Los segundos son las reproducciones de Instrumentos Públicos, certificaciones de documentos, piezas de expedientes o inscripciones, traducciones, actas, diligencias y otras actuaciones que el Notario público, autorizado por ley, extiende fuera del protocolo. 

Las escrituras públicas

Las escrituras públicas no son sino declaraciones de voluntad de los otorgantes y del notario en los actos jurídicos que impliquen la prestación de consentimiento y en los contratos de todas clases.

Se considerarán escrituras públicas, además de la escritura matriz (que no es más que el documento original que se queda en la notaría y se anexa al protocolo), las copias de ésta, expedidas con ciertas formalidades. Así pues, las copias se encabezarán con el número que en el protocolo tenga la matriz, siendo una reproducción literal de la misma, una vez hechas las correcciones. Sólo el notario en cuyo poder se halle el protocolo, está facultado para expedir primeras y posteriores copias, pudiéndose interponer recurso de queja ante la Dirección General de los Registros y del Notariado contra la negativa del notario a expedir una copia.

Tienen derecho a obtener una copia, además de cada uno de los otorgantes, todas aquellas personas a cuyo favor resulte de la Escritura algún derecho, ya sea directamente, ya adquirido por acto distinto de ella, así como quienes acrediten, a juicio del Notario, tener interés legítimo en el documento.

Las copias deberán ser libradas por los notarios en el plazo más breve posible, dando preferencia a las más urgentes. En todo caso, deberá quedar a disposición del adquirente, dentro de los cinco días hábiles siguientes al otorgamiento, copia autorizada de cualquier escritura que contenga actos susceptibles de inscripción en el Registro de la Propiedad.

El notario, por su propia voluntad o cuando así lo solicite el interesado, remitirá el mismo día del otorgamiento, por telefax o por cualquier otro medio, al Registro de la Propiedad competente, comunicación, suscrita y sellada, de haber autorizado escritura susceptible de ser inscrita, lo que dará lugar al correspondiente asiento de presentación, en el que constarán, al menos, los siguientes datos:

- La fecha de la Escritura matriz y su número de protocolo. 
- La identidad de los otorgantes y el concepto en el que intervienen. 
- El derecho a que se refiera el título que se pretende inscribir. 
- La reseña identificadora del inmueble, salvo en los supuestos de inmatriculación y los datos registrales. 

Con este trámite se consigue evitar que no se introduzca ningún otro derecho o carga sobre el inmueble cuya inscripción se pretende. Por tanto, con posterioridad a la fecha de otorgamiento de la Escritura Pública ante notario no existirá nadie con mejor derecho sobre el inmueble.

Las actas notariales

Son Instrumentos Públicos cuyas finalidades principales son comprobar, por medio de notario y a solicitud de parte interesada, hechos, sucesos o situaciones que le consten u ocurran en su presencia, dándoles carácter de auténticos, o bien, haciendo constar notificaciones, prevenciones o intimaciones conforme a Ley.

Afectan a hechos jurídicos que por su peculiar naturaleza no pueden calificarse de actos o contratos.

Así el notario, a instancia de parte, extenderá y autorizará actas en que se consignen los hechos que presencie o le consten, y que por su naturaleza no sean materia de contrato.

Estas actas se firmarán por los interesados y se signaran y rubricarán por el Notario, salvo que alguno de ellos no pudiere, no supiere o no quisiere firmar, en cuyo caso se hará constar así.

Las actas notariales pueden ser extendidas en el momento del acto mismo o, incluso, después. En este caso, cada parte del acta se consignará como diligencia diferente, con expresión de la hora y sitio, y con cláusula de suscripción especial y separada. Las diligencias, salvo que las personas con quien se entiendan pidan que se redacten en el lugar, existiendo medios para ello, podrán ser extendidas por el Notario con posterioridad, con referencia y sobre la base de las notas tomadas sobre el terreno, haciéndolo constar expresamente.

Tipos de actas notariales

1. De presencia

Acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización.

2. De remisión de documentos por correo

Se hace constar el envío de cartas u otros documentos por correo. Sólo acreditan:

-El contenido de la carta o documento. 
-La fecha de su entrega en la oficina postal o al funcionario de Correos. 
-La expedición del resguardo de imposición como certificado. 
-La recepción por el notario del aviso del recibo. 

3. De notificación y requerimiento

Las primeras tienen por objeto dar a conocer a la persona notificada una información o decisión del que solicita la intervención notarial.

Las de requerimiento se dirigen a compeler o intimar al requerido para que adopte una determinada actitud.

Podrán efectuarse por el notario personándose en el domicilio o lugar en que deba personarse o bien, siempre que la Ley no indique lo contrario, enviando cédula, copia o carta por correo certificado con acuse de recibo. En el acta se consignará la manera en que la notificación o requerimiento se haya realizado, si la persona con la que se hubiere entendido la diligencia se negare a dar su nombre, indicar su relación con el destinatario o hacerse cargo de la cédula, copia o carta.

El requerido o notificado tiene derecho a contestar ante el notario dentro de la misma acta en un plazo marcado por la legislación.

4. De exhibición de cosas o documentos

En las de exhibición de cosas el notario describirá o relacionará las circunstancias que las identifiquen, diferenciando lo que resulte de su percepción de aquello que manifiesten peritos u otras personas presentes en el acto. La descripción podrá ser completada mediante planos, certificaciones, diseños, fotografías o fotocopias que incorporará a la matriz.

En las Actas de Exhibición de Documentos el notario transcribirá o relacionará, además, los documentos, o concretará su narración a determinados extremos de los mismos indicados por el requirente.

5. De referencia

Se consignarán las declaraciones de las personas que intervengan. El notario redactará el texto de la manera más adecuada a las declaraciones dichas, procurando utilizar las mismas palabras en lo que fuere posible y previa advertencia al declarante del valor jurídico de aquéllas.

6. De notoriedad

Tienen por objeto la comprobación y fijación de hechos notorios por todos conocidos y sobre los cuales pueden fundarse y ser declarados derechos y otras legítimas situaciones personales o patrimoniales con trascendencia jurídica.

Con ellas podrán legitimarse hechos y situaciones de todo orden, cuya justificación, sin oposición de parte interesada, puede realizarse por medio de cualquier otro procedimiento no litigioso.

7. De Protocolización

En éstas se hará constar que el notario ha examinado el documento que deba ser protocolado.

8. De depósito ante notario

Los notarios pueden recibir en depósito objetos, valores, documentos y cantidades, que les serán confiados por particulares o corporaciones, bien para su custodia, bien como prenda de sus contratos.

La admisión de depósitos es voluntaria por parte del notario, el cual podrá imponer condiciones al depositante. Cuando el notario acepte depósitos en metálico, valores, efectos y documentos, extenderá un acta que habrá de firmar el depositante o persona a su ruego, en el caso de que aquel no pudiera o no supiera firmar, y el notario. En esta acta se consignarán las condiciones impuestas por el notario al depositante para la constitución y devolución del depósito, así como todo aquello que fuere necesario para la identificación del mismo.

Se rechazará todo depósito que pretenda constituirse en garantía de un acto o contrato contrario a las leyes, la moral y las buenas costumbres.

En un próximo artículo en lavozdelsur.es les haré referencia a los documentos notariales de carácter digital.

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