La primera vez que se habla de manera clara del Archivo Municipal en las Actas Capitulares del concejo de Jerez es en la sesión de cabildo de 28 de enero de 1410, al folio 14 recto, cuyo original se conserva encuadernado en un libro junto a otras actas (1409-1430) y reproducimos en la imagen adjunta. El acuerdo capitular dice así: "Ytem / troxo al dicho cabillo por mandado de xeres Sancho Garfia de Vargas, uno de los dichos regidores, el arca de cabillo en que están los previllejos e escripturas de xeres e la otra arca de Diego Ramires en que están las cartas mandaderas para que xeres las dé a Anton Rodrigues escribano publico e escribano de dicho cabillo".
De este documento, que considero muy importante para la historia del Archivo Municipal de Jerez, se pueden extraer al menos tres observaciones. La primera es que no se debe hablar, como han hecho algunos confundiendo quizás una entradilla redactada -en la cabecera del acuerdo y a modo de síntesis- posteriormente, del arca de los privilegios como origen del Archivo Municipal, sino de dos arcas de cabillo, una de ellas, en posesión de uno de los regidores de la ciudad, Sancho García de Vargas, la cual contenía los previllejos e escripturas de xerez y otra arca, en manos de Diego Ramírez, que contenía las cartas mandaderas.
La segunda observación es que ambas arcas, por alguna razón que el documento no declara, las iba a recibir en ese momento, tampoco sabemos si de manera permanente o eventualmente para algún cometido, un escribano, que lo era al mismo tiempo público (es decir, lo que hoy entendemos por notario) y municipal (es decir, que cumplía algunas funciones que hoy ejercen los secretarios locales).
La tercera es que parece que los documentos municipales no se guardaban entonces en el edificio concejil, sino en las casas particulares de regidores, jurados, alcaldes, etc. Quiero creer, aunque esto es solamente una hipótesis de trabajo que he de comprobar profundizando en actas posteriores, que ese día 28 de enero de 1410 nace auténticamente el Archivo Municipal de Jerez. Es decir, pienso que ese día los regidores y jurados deciden que es conveniente, quizás por razones relacionadas con la defensa de los intereses económicos del ayuntamiento de aquella época ante la atosigante política fiscal de la corona, dejar en manos de un especialista, un escribano de cabildo y público, los documentos municipales.
Así que tendríamos que el primer archivero de Jerez sería ese escribano Antonio Rodríguez, que gestionó a partir de entonces, quizás, los documentos tantos históricos de la primera arca, los previllejos e escripturas de xerez, como los de la segunda, o sea, esas cartas mandaderas de las que el documento habla y que, yo diría, pudo ser, usando nuestro lenguaje, el archivo administrativo de entonces. Los documentos históricos y los administrativos quizás a partir de aquel momento quedaron unidos en la oficina o pollo, puede que en la plaza de Escribanos, de Antonio Rodríguez.
Por supuesto, la actividad archivística en el concejo de Xerez existía mucho antes de 1410, pero la conciencia de unidad del fondo documental municipal, en sus partes histórica y administrativa, que refleja el acuerdo capitular transcrito, más el depósito, ya definitivo o temporal, en manos de un escribano, de las dos arcas, son dos hechos que reflejan la necesidad y la apuesta por una gestión especializada de los documentos municipales en fase de archivo.
O sea, es cierto que los regidores de número con función de caballeros archivistas, tradición concejil que perduraría hasta mucho más tarde, seguirían siendo los encargados de garantizar la custodia de los documentos, pero también lo es que a partir de ese momento un archivero profesional, Antonio Rodríguez, entra en escena. De lo que cabe deducir que Jerez está pasando, quizás, de una sociedad de frontera, muy militarizada, a otra donde otros asuntos como la agricultura, la ganadería, la estabilización de la administración local, la defensa de los derechos municipales, etc., adquieren tanta importancia como las disputas con el vecino nazarí.
Al cabo del tiempo, un poco menos de un siglo más tarde, aproximadamente en el momento que en que los reyes Isabel y Fernando toman Granada, aparecería el conocido escribano Juan Román, quizás otro profesional al que debemos, en materia de patrimonio documental, más de lo que creemos (algo a este respecto, pág. 357, nos cuenta el medievalista Emilio Martín en su trabajo “Aproximación al repartimiento rural en Jerez de la Frontera: la aldea de Grañina”).
Juan Abellán, en su obra El concejo de Jerez de la Frontera en el siglo XV (pág. 55), nos habla del arca del sello y de las discusiones entre regidores, alcaldes, etc., cuando una persona de un bando tenía una llave que abría la cerradura y otra de otro bando tenía el arca ... relatando el caso, en 1436, de cómo algunos allanaron la casa del regidor Alfonso de Vanades, que estaba ausente, para coger el sello de la ciudad, pues tenían la llave del arca, y validar cierto documento que debían remitir al rey acerca de la elección de un jurado de la collación de Santiago. Pero el arca del sello y las tablas de la ciudad es, aunque con semejanzas con las dos arcas de cabillo, otra historia.
Cristóbal Orellana es archivero municipal.
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