En muchas organizaciones, el término “organizar el trabajo” se asocia con repartir tareas, hacer listas o controlar que todo se cumpla. Sin embargo, organizar no es solo coordinar, es crear armonía entre las personas y los procesos. Cuando la estructura se vuelve demasiado rígida o la presión supera la motivación, el equipo deja de funcionar, aunque todo “parezca” en orden.
Después de años viviendo en primera persona cómo se construyen y se rompen dinámicas organizativas, he aprendido que un equipo se desorganiza cuando faltan procesos claros, surgen contraórdenes y los roles son difusos, hasta que finalmente se pierde el propósito compartido.
Si las organizaciones midieran cuánto dinero pierden por no organizar bien el trabajo, entenderían que la desorganización no es solo un problema de personas, sino también una fuente constante de pérdidas. Horas mal invertidas, equipos saturados, decisiones repetidas y talento desaprovechado se traducen en costes reales que impactan directamente en los resultados y en la ejecución efectiva del trabajo.
Cuando un equipo sabe hacia dónde va, su trabajo gana en eficiencia
Desde un enfoque técnico, definir objetivos claros y compartidos es esencial. Cuando un equipo sabe hacia dónde va y comprende el por qué, su trabajo gana en eficiencia, compromiso y sentido, uniendo tres pilares del trabajo bien hecho: propósito, individualidad y meta colectiva.
El segundo paso es la distribución de tareas y responsabilidades, y es aquí donde muchas organizaciones tropiezan: lo hacen con prisa, no con criterio. Las buenas prácticas recomiendan dividir el trabajo de manera inteligente y estratégica según las competencias, la experiencia y las motivaciones de cada miembro del equipo, asignando a cada uno las funciones que mejor sabe hacer. Esto no solo mejora los resultados, sino que fortalece el compromiso y el sentido de pertenencia.
Tras haber trabajado en diferentes tipos de organizaciones, he comprobado que cuando una persona del equipo lanza expresiones como “no sé qué hago aquí” o “total, esto nadie lo valora”, la desmotivación ya ha empezado a instalarse. A veces ni siquiera se expresa con palabras, se percibe en los silencios, en quien deja de proponer ideas o en quien cumple sin ilusión.
Una tercera dimensión esencial es la gestión de la carga de trabajo y los recursos humanos, que ya no puede considerarse un dato operativo, es un indicador de bienestar, rendimiento y cultura. Si no equilibras las cargas, las personas se sientes desbordadas y la organización se desorganiza por dentro.
A esto se suma un elemento transversal que a menudo se olvida, la comunicación interna. No se trata solo de informar, sino también de escuchar y acompañar. La comunicación es el puente invisible que sostiene la confianza, porque un equipo que se comunica bien puede adaptarse sin fracturarse. En cambio, donde no hay diálogo, surgen los rumores, la frustración y la distancia.
Las organizaciones que avanzan son las que conectan mejor
Actualmente, los equipos requieren flexibilidad organizativa, porque las estructuras rígidas ya no funcionan en entornos cambiantes. Hay quien piensa que adaptarse significa perder el control, pero yo defiendo que, en realidad, supone ganar inteligencia colectiva.
Me mueve la convicción de que las organizaciones que realmente avanzan no son las que solo gestionan tareas y plazos, sino las que conectan mejor e inspiran a las personas.
Organizar el trabajo sin desorganizar a las personas es un acto de equilibrio que exige:
- Visión estratégica (qué vamos a lograr).
- Sensibilidad humana (quién lo hará, en función de sus capacidades y talentos y cómo se siente).
- Cultura de pertenencia y crecimiento (cómo lo hacemos juntos).
Las organizaciones que entienden que esto no solo retiene el talento, además, lo multiplica. Porque, como me dicta mi experiencia, cuando las personas se sienten escuchadas y cuidadas, no necesitan que las organicen, se organizan solas alrededor del propósito común.
Y ahí, justo ahí, es donde empieza la verdadera transformación organizacional.