El avance de la tecnología nos ha llevado a una época en la que se hacen cada vez más cosas de forma digital, vía internet. Muchos trámites, como por ejemplo los depósitos a cuentas bancarias, se pueden hacer desde casa.
Esta digitalización ha tocado todos los ámbitos y sectores, incluyendo el laboral. El teletrabajo, trabajar desde casa con empresas españolas o extranjeras, es una tendencia en aumento. Así mismo, muchos procesos concernientes a la relación laboral, como firmar un contrato de trabajo, son también realizables de manera digital.
Los contratos tradicionales se han llevado al escenario digital, y en España y muchos países del mundo tienen la misma legitimidad que un contrato físico. Por supuesto, siempre y cuando estén validados con una firma PDF electrónica.
Cabe destacar que las firmas electrónicas de contratos laborales se legalizó en España hace más de 20 años, con la Ley 59/2003. Actualmente, las mismas están reguladas por la Ley 6/2020, aplicadora del Reglamento (UE) n.º 910/2014 del Parlamento Europeo.
Por tanto, sI eres un freelancer y estás buscando trabajo desde casa, es importante que sepas que existe la posibilidad de firmar electrónicamente un PDF y otros formatos de contratos laborales.
También debes saber que estas firmas en contratos digitales son seguras y legales. De hecho, los contratos digitales ofrecen varias ventajas sobre los físicos. Así que aquí te vamos a enseñar dichas ventajas y cómo firmar esos contratos sin salir de casa.
Ventajas de firmar contratos digitales
Los principales beneficios que proporciona firmar PDF para consolidar un contrato de trabajo son los siguientes:
- Son tan legales como los físicos: además de las leyes europeas y españolas ya mencionadas, que regulan las firmas electrónicas, los contratos digitales propiamente están también legalizados y regulados. La Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y el Ministerio de Trabajo se encargan de ello.
- Mayor eficiencia: además de la flexibilidad y rapidez propia de poder firmar desde cualquier sitio y en cualquier momento, al insertar firma en PDF te ahorras el gasto de papel, impresión, almacenaje de documentos físicos, etc.
- Seguridad: las herramientas utilizadas para realizar las firmas electrónicas constan de medidas especiales para permitir la verificación de la firma y proteger el acuerdo sellado, de manera que se aseguran de que no sea fácil falsificar una firma electrónica, ni los datos, ni el origen de este tipo de archivos.
- Almacenamiento y aporte al cuidado ambiental: al estar los contratos digitales almacenados digitalmente, su acceso remoto y gestión se hace muy sencillo. Además, al no ser necesario imprimirlos, se evitan los procesos contaminantes propios de la generación del papel y la tinta.
Tipos de firmas electrónicas
Teniendo presentes todas estas ventajas, ya querrás aprender a firmar PDF online. Sin embargo, antes de hacerlo es importante también reconocer los tipos de firmas electrónicas válidas, según el reglamento de la UE citado anteriormente. Son estos tres:
Firma Electrónica Simple (FES)
La más sencilla de todas las firmas electrónicas. Consta de una clave privada y se ejecuta de forma muy simple, marcando una casilla o casillas correspondientes. La FES presenta la ventaja de ser la que se lleva a cabo más rápido. No obstante, también tiene la desventaja de no brindar mecanismos de seguridad tan eficientes como las otras dos firmas.
Firma Electrónica Avanzada (FEA)
La FEA es el tipo de firma electrónica más utilizada por las empresas actualmente. Esta se caracteriza por su notable seguridad. Permite asegurar la identidad del firmante y detectar si se realizan cambios en el documento tras firmarlo. Además, es admitida como prueba en un juicio por las leyes españolas y europeas.
Firma electrónica reconocida (FER)
Es entregada por un proveedor especializado, requiere la expedición de un certificado reconocido y acreditado, además de un dispositivo seguro de creación de firma (DSC).
Es la más segura de todos los tipos de firmas electrónicas por la cantidad de procesos que atraviesa para garantizar la autenticidad de la firma. A su vez, es difícil conseguirla y utilizarla por estos mismos trámites rigurosos.
¿Cómo firmar? Pasos y recomendaciones
El proceso para firmar PDF y cualquier otro formato en el que se pueda plasmar la firma electrónica para sellar un contrato, es bastante sencillo. Simplemente, te recomendamos seguir estos pasos para hacerlo eficazmente:
- Acuerda el proceso con la otra parte: organiza el proceso de recepción y firma del documento con la parte contratante. Evidentemente, al ser electrónico, lo lógico es que el contrato se comparta y la firma se realice de forma remota, es decir, el contratante puede estar en su casa y tú en la tuya.
- Selecciona una buena herramienta: te recomendamos identificar y utilizar alguna de las mejores plataformas y software que permiten firmar PDF online, añadir la firma como archivo adjunto, firmar offline, etc. Existen diversas herramientas para editar PDF y otros formatos comunes en este ámbito, tanto online como descargables. Investiga y elige la mejor herramienta.
- Firma el contrato: tras leer todos los detalles y asegurarte de que todo está en orden, procede a firmar en los campos dispuestos, utilizando la herramienta seleccionada. Una vez en la herramienta, verás que es muy fácil.
- Almacena y envía: asegúrate de guardar las copias del contrato que consideres necesarias en los dispositivos o en la nube, según creas conveniente. Por supuesto, una vez firmado y almacenado, envía el documento de vuelta al contratante.
Como recomendación, procura siempre asesorarte legalmente y leer varias veces el contrato para verificar que no haya alguna laguna legal o un incumplimiento a la legislación española y de la UE. Utiliza herramientas y/o plataformas confiables, y almacena en sitios completamente seguros.
Conclusión/Pensamientos finales
Para un freelancer del mundo digital actual es sumamente necesario tener conocimiento del proceso para añadir firma a PDF y demás formatos utilizados para contratos digitales.
La tendencia de aumento del teletrabajo es una realidad que ha crecido notablemente y parece no querer parar. Las ventajas del mismo y de la firma electrónica de contratos digitales son muchísimas. Pon en práctica lo aquí recomendado, con precaución y cautela, y podrás realizar estos procesos desde casa, de forma sencilla, segura y eficiente.
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